資料下載   接聽(tīng)電話留言規(guī)定.docx

1.       接聽(tīng)電話及留言

(1)     電話鈴響三聲之內(nèi)接聽(tīng)；

(2)     用中英文報(bào)出自己的部門(mén)；

(3)     仔細(xì)聆聽(tīng)對(duì)方需求，如當(dāng)事人不在，主動(dòng)詢問(wèn)是否可以幫忙；

(4)     對(duì)方需要留言時(shí)，應(yīng)仔細(xì)記錄對(duì)方單位/部門(mén)、姓名、電話及留言內(nèi)容，并向?qū)Ψ酱_認(rèn)一遍。

2.       處理一般性留言

(1)     一般性留言內(nèi)容必須在接聽(tīng)完電話后20分鐘內(nèi)記錄到《市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部預(yù)訂電話記錄表》，注明接聽(tīng)人和通話時(shí)間；

(2)     當(dāng)事人回辦公室后，接聽(tīng)人有責(zé)任提醒當(dāng)事人從留言本上獲悉留言內(nèi)容；

(3)     當(dāng)事人獲悉留言內(nèi)容后，在《市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部預(yù)訂電話記錄表》上簽字確認(rèn)。

3.       處理緊急性留言

(1)     對(duì)于緊急性留言，接聽(tīng)人有責(zé)任在5分鐘之內(nèi)通知當(dāng)事人；

(2)     如果無(wú)法聯(lián)系當(dāng)事人，立即通知值班人員，由值班人員代為處理；

(3)     值班人員代替處理后，要在《市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部值班記錄本》上注明事情全部過(guò)程。