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總臺接待員之工作職責及范圍

職銜：總臺接待員（RECEPTIONIST）

工作時間如下：

每星期工作六天，每天工作九小時，一小時膳食，須輪班工作。

 

工作范圍如下：

（1）   負責根據規定程序有效率地為客人安排客房入住事宜。

（2）   記錄住客之個人資料及入住資料。

（3）   對客人保持友善、整潔、有禮及微笑之形象。

（4）   聽取住客之意見及解答住客之疑難問題。

（5）   在不能解決住客難題或投訴時，須轉交上司處理。

（6）   通知房務部辦公室有關散客搬入時間。

（7）   在住客遷出時，收取其鎖匙。

（8）   將住客搬入時所填之住房登記表副本盡快到電話總機操作部。

（9）   當住客剛辦完搬入手續后，通知行李部派出行李員幫助住客搬運行李。

（10）              在派出行李員變動客房前，應填寫客房變動單，并通知房務部辦公室。

（11）    在早上，把預留的客房名單通知給房務部。

（12）    為每位住客準備一份應收款賬頁。

（13）    對比客房查詢牌和房務部所交來之客房狀態報告有否差異。

（14）    若發現前堂部和房務部所交來之客房態報告有差異時，須馬上報告給上司。

（15）    按照主任之指示，預先登記貴賓預住資料。

（16）    預留給當天到達的貴賓房，須馬上通知房務部與餐飲部作好有關準備。

（17）    準確地控制客房狀況牌。

（18）    所有住房登記應準備好房號單。

（19）    經常留意房間實際情況，如有多少該類型之空房等等。

（20）    接到客房變動和房價變動的告后，立刻注明在客房狀況牌上。

（21）    在總臺接待處的記事簿上，記錄待辦之重要事項。

（22）    當值于夜班時，填寫前堂部報告，如客房營業概況，客房收入表及貴賓名單等。

（23）    處理寄給客人的郵件、電傳、電報和便條等，在交給客人時，須驗明其身份及 簽收。

（24）              把所有郵件和便條分類。

（25）              為登記過的客人接收和留便條，并填寫客人通知單。

（26）              在所有收到的郵件、電報和便條上蓋上日期章。

（27）              記錄所有寄來的郵件和電報，在記錄部上列明地址、房號、寄信人姓名、日期  

和收到時間。

（28）  把無人簽收的郵件、電報、電傳、便條、包裹放入無人收取郵件箱，并記錄下來。

（29）              當新客到達時，須檢查所有存放架中的郵件，有否新客之郵件。

（30）              對照住房情況牌，檢查所有存放的郵件。

（31）              每天記錄當天酒店進行的大型活動和所發生之事情。

（32）              熟知酒店內各餐廳或活動場所之營業時間和設備。

（33）              對照電話總機操作部的分類架與住店情況牌，互相核對住客資料。

（34）              確保已離店客人之名條已在房格上取下。

（35）              提供酒店和風景重點的資料給予客人。

（36）              保管客房鎖匙，若住客遺失鎖匙須馬上報告上司。

（37）              盡量滿足客人的特別要求，如加床等。

（38）              負責所有電話及柜臺詢問事宜。

（39）              每星期須出席總臺接待處會議。

（40）              對向上總臺待主任負責及報告。

（41）    負責其它由總臺接待主任安排之任務。