資料下載     商務洽談室的服務程序與標準.docx

                                                                                

一、準備

根據洽談室預訂情況，在使用請前一小時做好準備；

1、檢查電視機、錄像機、投影儀等設備是否正常，檢查白板、記錄簿、筆等會議用品是否齊全；

準備足夠的茶水、茶具等；

2、如果客人提出特殊要求，則應按要求辦理。

二、迎接客人

1、 當客人走進商務洽談室時，值班人員應立即起立向客人致意：“早上

/下午/晚上好，先生/女士/小姐，這邊請”（Good morning/afternoon/

evening/,sir/Madam/miss, this way, please）:

a．如果當時值班人員正在忙碌，應馬上放下手上工作或示意其他值班人員接待該客人。

b．確實無法馬上給客人提供服務時，應禮貌示意客人直接進入洽談室稍候，之后應向客人講：“對不起，讓您久等了”。

2、引領客人進入洽談室，講：“請進”，并做手勢示意。

a．值班人員先進洽談室開燈，如果在白天應拉開窗簾，再回到門口請客人進入；

b．為主席位拉椅子，請客人入座。

三、為客人提供服務

1、為客人上茶；

a．客人入座后，按順序為客人上茶或指定飲料，注意茶水只沏八分，茶杯下放杯墊，把手統一朝客人右手方向；

b．如果客人需要飲料，按其要求提前擺放；

c．按四人一壺開水的標準為洽談室配備足夠的開水和涼水，放在適當位置。

2、禮貌征詢會議聯絡員有否其他事情。

告訴客人會議室設備放置位置和使用方法。

3、一切妥當后輕輕退出會議室，面向客人關上門，并告示客人有需求隨時恭候。

四、會議中途服務

1、每半小時一次檢查飲水是否充足，同時更換煙缸。

a．必要時為客人沏茶，注意用手勢禮貌向客人示意；

b．進入正式開會的會議室時必須做到“三輕”，隨手關門。

2、會議中途增加的糕點或其他小食品、飲品等應由值班員協助送入，根據客人要求擺放或分派。

3、如果會議中途有外人或電話來找，應由值班員入內請被找者出來面談或聽電話，以保證會議順利進行。

4、客人會議中提出的商務需求或其他需求應盡量滿足，確有難度應禮貌解釋。

五、向客人道別

1、客人會議結束時，值班員應起立拉開門，微笑向客人致意：“先生/女士/小姐，再見”（Good-bye, Sir/Madam/Miss）。

值班員正忙時，應放下手頭工作或示意其他值班員送別客人。

2、請客人簽單或現付。

會議結束前將所有費用統計出來，征詢客人付款方式，現付客人開啟發票，記帳客人請客人在記帳單上簽字，并在電腦上進行處理。

六、整理洽談室

客人離去后，應在30分鐘之內將洽談室整理完畢；如果值班員正忙碌，洽談室不能馬上投入使用，可緩至值班員下班之前完成整理工作