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總臺接待處主任之工作職責及范圍

職銜：總臺接待處主任（CHIEF RECEPTONIST）

工作時間如下：

每星期工作六天，每天工作九小時，一小時膳食，須輪班工作。

 

工作范圍如下：

（1）   為前堂部內總臺接待處之組長，主理該小組之所有事宜。

（2）   協助前堂部經理監督和控制總臺接待處的工作程序。

（3）   協助前堂部經理進行客房狀態統計控制。

（4）   對客人保持友善整潔及稱職之形象。

（5）   向客人提供優良及有效率的服務素質。

（6）   處理住客及該小組組員的投訴事宜。

（7）   聆聽住客之意見及解答住客之疑難問題。

（8）   督導總臺接待員之工作及監察屬下員工之操作及儀表。

（9）   盡量滿足客人的特別要求，如加床等。

（10）  主理總臺接待處所需之耗用品之控制。

（11）  留意晚間報告及總臺接待處之記錄簿所記載之待辦事情。

（12）  每星期召開及主持總臺接待處會議一次。

（13）  負責所有電話詢問及柜臺詢問事宜之處理。

（14）  作為總臺接待員之替班。

（15）  編制總臺接待員之假期及換班表。

（16）  向訂房部主任提供每天退房情況。

（17）  主辦換房手續。

（18）  對訂房部主任保持經常性聯系，提供當時可供售房之情況，以便接受未預訂房間之客人。

（19）  與房務部保持緊密聯系，互相合作校對當天客房之實際情況。

（20）  安排小組內之一切人事調動。

（21）  培訓總臺接待員。

（22）  當值于緊急情況中，如下暴風等特別情況下，總臺接待員未能及時上班之時。

（23）  定期盤點總臺接待處之財物。

（24）  嚴密監察客房鎖匙之控制及交收程序。

（25）  提高小組內各員工之款待水準，及士氣。

（26）  記錄當天在總臺接待處發生之特別事情于該組之記錄簿上。

（27）  協助控制及管理客房之后備鎖匙。

（28）  協助執行總臺接待員之紀律處分。

（29）  評核總臺接待員之工作表現及態度。

（30）  制定完善的總臺接待處之文件檔案處理系統。

（31）  主理酒店之所有郵務事宜，如：交往信件及售賣郵票等。

（32）  協助前堂部經理制定總臺接待處預算。

（33）  協助留意住客之帳項事宜。

（34）  對上向副前堂部經理負責及報告。

負責其它由副前堂部經理所安排之任務。